À propos de helloDarwin

helloDarwin est une plateforme technologique innovante qui aide les entreprises à planifier leurs projets de croissance, de ressources humaines et de transformation numérique. Depuis 2017, notre équipe dynamique basée à Montréal a accompagné plus de 13 000 entreprises québécoises et canadiennes dans leurs démarches de financement et d'innovation.

Le poste

Nous recherchons un(e) coordonnateur(trice) administratif(ve) et tenue de livres pour jouer un rôle clé dans la gestion comptable et administrative de notre bureau, tout en contribuant à la qualité de l’expérience client. Vous serez un maillon essentiel dans la gestion quotidienne de l’entreprise, notamment en matière de facturation, cycle des payables, comptes à recevoir et soutien client. Ce poste relève directement de la directrice des finances.

Vos responsabilités principales :

Tenue de livres & administration

• Gérer la facturation mensuelle, le suivi des paiements et les comptes à recevoir.
• Prendre en charge le cycle des payables : réception et traitement des factures fournisseurs, organisation des paiements et mise à jour des registres.
• Collaborer étroitement avec la directrice des finances pour la préparation des documents financiers, les suivis périodiques et l’optimisation des processus comptables.
• Maintenir une documentation administrative et financière structurée, exacte et à jour.
• Participer à diverses tâches administratives pour soutenir les opérations internes.

Service à la clientèle & soutien opérationnel

• Être le premier point de contact pour nos clients par téléphone, courriel et chat.
• Identifier les besoins des clients et les diriger vers les bonnes ressources internes.
• Fournir des explications claires sur nos services auprès de clients potentiels.
• Rédiger des communications professionnelles en français (anglais fonctionnel requis).

Assurer la gestion quotidienne du bureau : fournitures, accueil des nouveaux employés, commandes, coordination des besoins logistiques.

Profil recherché :

• Minimum de 1 à 2 ans d’expérience en tenue de livres, administration ou service à la clientèle.
• Expérience concrète en facturation et cycle des payables.
• À l’aise avec les outils numériques (CRM, Google Workspace, logiciels comptables).
• Excellente rigueur, sens de l’organisation et capacité à gérer plusieurs priorités.
• Proactif(ve), autonome et axé(e) sur la qualité du service.
• Maîtrise du français écrit, anglais fonctionnel à l’oral et à l’écrit.

Pourquoi rejoindre helloDarwin ?

• Une équipe jeune, dynamique et en pleine croissance.
• Un environnement hybride flexible favorisant la conciliation travail-vie personnelle.
• La chance de contribuer activement à une entreprise technologique innovante et bien établie.

Des perspectives d’évolution rapide selon vos intérêts et vos forces.