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Office Experience Manager (Travel Tech) - Montreal (1-Year Maternity Leave Replacement) / Gestionnaire de l'Expérience Bureau (Technologie de Voyage) - Montréal (Contrat d'un an - Remplacement de Congé de Maternité)

Stay22

Stay22

Montreal, QC, Canada
Posted on Friday, June 7, 2024

(French version follows)

(The use of the masculine gender includes the feminine and is employed solely to facilitate reading. // L'utilisation du masculin inclut le féminin et n'est employée que pour faciliter la lecture.)

(Stay22 is an equal opportunity employer. All qualified applicants are given consideration. If you have a disability or special need that requires accommodation, please contact us at careers at stay22.com // Stay22 est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité des chances. Tous les candidats qualifiés sont pris en considération. Si vous avez un handicap ou un besoin particulier nécessitant un aménagement, veuillez nous contacter à l'adresse suivante : careers at stay22.com)

Job Title: Office Experience Manager (Travel Tech) - Montreal (1-Year Contract - Maternity Leave Replacement)

Hey there! We're Stay22, a fast-growing Travel Tech startup in Montreal, and we're looking for an Office Experience Manager to join our dynamic team during a one-year maternity leave replacement. If you're someone who loves making life easier for others, is a project manager at heart, and is passionate about creating an amazing workplace experience, we think you'll fit right in.

About Stay22

Stay22 is a fast growing startup on a mission to empower travel creators to do what they love most: explore the world and share their adventures. Our AI-powered solutions help creators seamlessly monetize their content, enhancing revenue and creating truly passive income.

Position Overview:

Reporting to the Head of HR, the Office Experience Manager will be the backbone of our office, ensuring everything runs smoothly and efficiently. You'll create an environment where our team can thrive and focus on what they do best. This role is a blend of office management, internal communications, event planning and HR support. We’re looking for someone proactive, solutions-focused, and passionate about making our workplace the best it can be.

Location: This position will be based in our Montreal office, located in the heart of the Plateau, four days per week with the opportunity to work from home one day per week.

Responsibilities:

Office Management & Optimization:

  • Oversee daily office operations, including maintenance and facilities management.
  • Manage the office budget and inventory.
  • Ensure the office is well-stocked with snacks, drinks, and other supplies.
  • Negotiate contracts with service providers and vendors.
  • Identify and solve pain points within the office experience to optimize processes.
  • Be the go-to person for office-related inquiries.
  • Lead the exciting office relocation project, ensuring a smooth transition.
  • Manage or delegate ad-hoc administrative requests.
  • Perform other related duties as assigned.

Internal Communication & Events:

  • Design, coordinate, and execute events from small team-building activities and community events to larger company milestones and bi-annual retreats.
  • Develop and manage the event calendar and budget, optimizing costs.
  • Select and negotiate with suppliers and service providers for events.
  • Develop the strategy behind internal communications to keep employees informed about company updates, guidelines, and news.
  • Craft and share engaging office-related announcements.

HR & Employee Experience:

  • Champion office experience and health & safety initiatives, creating a safe and inspiring environment for everyone.
  • Administer group benefits, enroll new employees, and make plan adjustments, ultimately being the “go-to” person for the team on all things related to Health & Wellness at Stay22.
  • Coordinate internal training activities and facilitate training plans.
  • Support team member engagement activities in partnership with the Head of HR.
  • Assist with the rollout of new HR initiatives and programs.
  • Continuously seek ways to improve processes and optimize the employee experience.

What You Bring To The Table:

  • Exceptional organizational and multitasking abilities.
  • Strong interpersonal and communication skills.
  • Ability to work independently and as part of a team.
  • Keen attention to detail and commitment to quality.
  • Tech-savvy with an innovative mindset and eagerness to learn.

Qualifications:

  • Minimum 1-2 years of experience in office management, customer experience, logistics/event planning, HR, or a similar role.

Why Join Stay22?

  • Support Travel Creators: Be part of a team that empowers travel creators to explore the world by increasing their passive income potential.
  • Empower Your Growth: We hire champions and give them the opportunity to skip levels and hone their superpowers.
  • Lead with Impact: We empower our team members to take charge and make a real impact in the Stay22 universe.
  • Location, Location, Location: Enjoy our bright and vibrant office in the heart of Montreal’s Plateau Mont Royal, surrounded by the best shops and restaurants.
  • Be Yourself: Embrace a come-as-you-are dress code and a flexible work schedule.
  • Comprehensive Benefits: We offer health & dental benefits, retirement plans, learning & development opportunities, generous time off policies and social & team-building activities, including exciting retreats (while we can't share all the details about our upcoming winter retreat, let's just say we hope it's smooth sailing. 🚢😉.)

Version française

À propos de Stay22

Stay22 est une startup en pleine croissance avec pour mission de donner aux créateurs de voyages les moyens de faire ce qu'ils aiment le plus : explorer le monde et partager leurs aventures. Nos solutions alimentées par l'IA aident les créateurs à monétiser facilement leur contenu, augmentant ainsi leurs revenus et créant des revenus passifs.

Aperçu du poste

Relevant de la responsable des ressources humaines, le gestionnaire de l'expérience de bureau sera le pilier de notre bureau, garantissant que tout fonctionne de manière fluide et efficace. Vous créerez un environnement où notre équipe peut prospérer et se concentrer sur ce qu'elle fait de mieux. Ce rôle combine la gestion de bureau, les communications internes, la planification d'événement et le soutien RH. Nous recherchons une personne proactive, axée sur les solutions et passionnée par l'amélioration de notre environnement de travail.

Lieu de travail

Ce poste sera basé dans notre bureau de Montréal, situé au cœur du Plateau, quatre jours par semaine avec la possibilité de travailler à domicile un jour par semaine.

Responsabilités

Gestion et optimisation du bureau :

  • Superviser les opérations quotidiennes du bureau, y compris la maintenance et la gestion des installations.
  • Gérer le budget et l'inventaire du bureau.
  • Veiller à ce que le bureau soit bien approvisionné en collations, boissons et autres fournitures.
  • Négocier des contrats avec les prestataires de services et les fournisseurs.
  • Identifier et résoudre les points de friction dans l'expérience du bureau pour optimiser les processus.
  • Être la personne de référence pour les questions liées au bureau.
  • Diriger le projet passionnant de relocalisation du bureau, en garantissant une transition en douceur.
  • Gérer ou déléguer les demandes administratives ponctuelles.
  • Effectuer d'autres tâches connexes.

Communications internes et événements :

  • Concevoir, coordonner et exécuter des événements allant des petites activités de renforcement d'équipe et des événements communautaires aux grandes étapes de l'entreprise et aux retraites bi-annuelles.
  • Développer et gérer le calendrier et le budget des événements, en optimisant les coûts.
  • Sélectionner et négocier avec les fournisseurs et les prestataires de services pour les événements.
  • Développer la stratégie derrière les communications internes pour informer les employés des mises à jour, directives et nouvelles de l'entreprise.
  • Rédiger et partager des annonces engageantes liées au bureau.

Expérience des employés et RH :

  • Promouvoir l'expérience du bureau et les initiatives de santé et de sécurité, en créant un environnement sûr et inspirant pour tous.
  • Administrer les avantages sociaux, inscrire les nouveaux employés et ajuster les plans, étant finalement la personne de référence pour l'équipe sur tout ce qui concerne la santé et le bien-être chez Stay22.
  • Coordonner les activités de formation interne et faciliter les plans de formation.
  • Soutenir les activités d'engagement des membres de l'équipe en partenariat avec le chef des ressources humaines.
  • Aider au déploiement de nouvelles initiatives et programmes RH.
  • Rechercher continuellement des moyens d'améliorer les processus et d'optimiser l'expérience des employés.

Ce que vous apportez à la table :

  • Capacité exceptionnelle à s'organiser et à gérer plusieurs tâches.
  • Excellentes compétences interpersonnelles et en communication.
  • Capacité à travailler de manière autonome et en équipe.
  • Grande attention aux détails et engagement envers la qualité.
  • Compétences technologiques avec un esprit innovant et une envie d'apprendre.

Qualifications :

  • Minimum 1 à 2 ans d'expérience en gestion de bureau, expérience client, planification logistique/événementielle, RH ou dans un rôle similaire.

Pourquoi rejoindre Stay22 ?

  • Soutenir les créateurs de voyages: Faites partie d'une équipe qui permet aux créateurs de voyages d'explorer le monde et de générer des revenus passifs.
  • Favorisez votre croissance: Nous embauchons des champions et leur donnons l'opportunité d'exceller, en développant leurs compétences et en progressant rapidement.
  • Faites la différence: Nous donnons à nos membres d'équipe les moyens de prendre des initiatives et d'avoir un réel impact dans l'univers Stay22.
  • Emplacement privilégié: Profitez de notre bureau lumineux et dynamique au cœur du Plateau Mont Royal à Montréal, entouré des meilleurs magasins et restaurants.

Avantages complets: Nous offrons des avantages sociaux et dentaires, des plans de retraite, des opportunités d'apprentissage et de développement, ainsi que des activités sociales et de renforcement d'équipe, y compris des retraites passionnantes.