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HR-Koordinator EMEA

Vention

Vention

People & HR
Berlin, Germany
Posted on Saturday, July 6, 2024

Unternehmensbeschreibung

Vention unterstützt einige der innovativsten Fertigungsunternehmen bei der Automatisierung ihrer Produktionsanlagen innerhalb nur weniger Tage. Mit der online-first Manufacturing Automation Platform (MAP) von Vention können unsere Kunden ihre Fertigungsanlagen direkt von ihrem Web-Browser aus entwerfen, automatisieren, bestellen und in Betrieb nehmen.

Die Hauptverwaltung von Vention befindet sich in Montreal (Kanada), mit Niederlassungen in Berlin und Boston und die Löungen von Vention werden in über 3.000 Werken auf 5 Kontinenten verwendet. Als Teil von Canada’s Most Admired Cultures und Great Place to Work herrscht bei uns eine leistungsorientierte Kultur, in der Zufriedenheit und Glück tief verwurzelt sind. Wir mögen ehrgeizige Ziele, Fakten und Daten, sowie konstruktive Debatten. Gleichzeitig wissen wir aber auch, dass wir uns nur dann immer wieder neu motivieren können, wenn wir uns in einem konstruktiven und inspirierenden Arbeitsumfeld befinden. Diese beiden Seiten unserer Kultur ergänzen sich und ihnen wird das gleiche Maß an Aufmerksamkeit zuteil. Zu unseren Werten & Grundsätzen gehören:

  • Wir machen unsere Auftraggeber erfolgreich – wir tun das, was für unsere Kunden das Richtige ist, selbst wenn es für uns größere Herausforderungen bedeutet.

  • Wir leisten und liefern – wir setzen uns ehrgeizige Ziele und wollen sie unbedingt erreichen.

  • Wir debattieren und legen uns dann fest – wir stellen unsere eigenen Perspektiven und Ideen zugunsten der besten Lösungen infrage.

  • Wir nutzen Innovationen als Inspiration – wir schätzen Innovationen bei Produkten, beim Benutzererlebnis und in unseren Geschäftstätigkeiten.

  • Wir arbeiten zusammen, um mehr zu erreichen – wir arbeiten als Team, um mehr zu erreichen, als wir allein schaffen würden.

  • Wir ermöglichen unseren Mitarbeitern, ihr volles Potenzial auszuschöpfen – wir setzen uns hohe Ziele, aber wissen Fortschritt und Leistung auch zu schätzen.

Stellenbeschreibung

Der HR Coordinator berichtet an den Managing Director (MD) und ist in Zusammenarbeit mit dem Director, People & Culture, für alle büro- und personalbezogenen Angelegenheiten unseres EMEA-Büros und -Teams verantwortlich. In dieser Rolle spielen Sie gemeinsam mit allen Mitarbeitern ein Schlüsselelement bei der Gestaltung der Kultur von Vention in Europa. Sie übernehmen eine Vielzahl von Aufgaben im Bereich Personalwesen, darunter Büromanagement, Personal- und Büroverwaltung, das Vorantreiben von Kulturinitiativen sowie die Sicherstellung der Abstimmung mit dem Support und den Strategien unserer Zentrale in Nordamerika.

Ihre Aufgaben:

Büromanagement:

  • Den freundlichen Empfang und die Betreuung von Teammitgliedern und Gästen gewährleisten, die Raumvorbereitung und das Catering für Meetings, Schulungen und Veranstaltungen organisieren
  • Verantwortung für die optimale und budgetgerechte Beschaffung von Büromaterialien sowie die Wartung der Geräte
  • Management interner und externer Partner (Hausverwaltung, Lieferanten, Dienstleister, Reinigungspersonal, Industrietechniker, Arbeitssicherheitsbeauftragte usw.)
  • Reisemanagement für Mitarbeiter, Sicherstellung effizienter Reisearrangements und Einhaltung der Richtlinien und Budgets des Unternehmens
  • Management und Organisation von Teambuilding- und Kulturveranstaltungen

HR-Verwaltung:

  • Pflege der HR-Datenbank und der Mitarbeiterakten
  • Unterstützung und Bearbeitung aller arbeitsrechtlichen Vereinbarungen und Vertragsänderungen sowohl in den Systemen als auch in der Dokumentation für den Mitarbeiter
  • Verwaltung der Überprüfung von Arbeitszeugnissen, Krankheitsurlaub, Zeiterfassung und Einhaltung sonstiger Bestimmungen der lokalen Gesetzgebung
  • Hochwertige Unterstützung der Mitarbeiter hinsichtlich Richtlinien am Arbeitsplatz, Karriereentwicklung sowie Mitarbeiterbeziehungen und Eskalation von Problemen, falls erforderlich
  • Organisation des Onboarding für die neuesten Teammitglieder in der Region EMEA, einschließlich Willkommenspaketen sowie Büro- und Lagerführungen in Zusammenarbeit mit dem globalen HR-Team
  • Zusammenarbeit mit dem globalen HR-Team bei der Entwicklung und Pflege von HR-Richtlinien und -Prozessen für unser EMEA-Team
  • Effektive Zusammenarbeit mit Führungskräften und der Geschäftsleitung
  • Unterstützung bei Performance-Management-Verfahren, einschließlich Leistungsbeurteilungen, Abmahnungen und Kündigungen
  • Effektives Änderungsmanagement in Zusammenarbeit mit dem globalen HR-Team

Leistungen und Vergütung:

  • Verwaltung von Sozialleistungsprogrammen, einschließlich Krankenversicherung und Altersvorsorge (bAV) für Deutschland
  • Über Änderungen der Arbeitsgesetze und Vorschriften in Deutschland auf dem Laufenden bleiben

Einhaltung von Vorschriften:

  • Zusammenarbeit mit externen Ressourcen und Partnern in Bezug auf rechtliche und Einwanderungsangelegenheiten (z. B. A1-Visa, büroübergreifende Versetzungen)
  • Unterstützung bei der vorbereitenden Gehaltsabrechnung
  • Unterstützung bei Fragen zu Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz

Talentakquise:

  • Unterstützung bei der Rekrutierung und Bindung von Talenten durch effektive Rekrutierungspraktiken in Zusammenarbeit mit dem Talent Acquisition Team (Stellenausschreibungen, Rekrutierungstools, Erstkontakt mit Kandidaten usw.)

Qualifikationen

  • 2 Jahre oder mehr Erfahrung in der Leitung von Verwaltung und Betrieb eines Büros oder einer vergleichbaren Tätigkeit
  • Gute Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Deutsch (in Wort und Schrift)
  • Praxisorientierte und selbstständige Arbeitsweise
  • Selbstmotivierter und selbstorganisierter Teamplayer; praktischer Problemlöser mit einem Auge fürs Detail sowie der Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und auch in Stresssituationen ruhig zu bleiben
  • Fähigkeit zur Kommunikation mit verschiedenen Interessengruppen, um etwaige Fragen kooperativ zu klären, und ein natürlicher Sinn für Service
  • Gewährleistung von Struktur und Klarheit: Gute Organisationsfähigkeit, die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und eigene Projekte zu koordinieren, aber auch einen kühlen Kopf zu bewahren, wenn die Dinge nicht so laufen wie geplant.

Zusätzliche Informationen

Das bieten wir Ihnen:

  • Hybrides Arbeitsmodell: Möglichkeit eines hybriden Arbeitsmodells, das es Ihnen ermöglicht, an ausgewählten Tagen in der Woche von zu Hause aus zu arbeiten.
  • Erfrischungen: Große Auswahl an Snacks und Getränken, um unseren Mitarbeitern den Tag zu versüßen.
  • Karriereentwicklung: Wachsen Sie gemeinsam mit uns! Erschließen Sie sich Möglichkeiten für den Aufstieg und die berufliche Weiterentwicklung.
  • Soziale Verbindungen: Regelmäßige Team-Events, um die Beziehungen zu Kollegen zu stärken.
  • Standort: Unser Büro befindet sich im Herzen Berlins, ist leicht zu erreichen und umgeben von beliebten Geschäften und Restaurants.

Vorteile:

  • Auswahl zwischen einem subventionierten BVG-Ticket oder dem Zugriff auf exklusive Rabatte über das hrmony-Portal.
  • Freiwilliger Beitrag zur betrieblichen Altersversorgung (bAV)
  • Engagement in der Gemeinschaft: Mit zwei Freiwilligentagen pro Jahr können Sie etwas bewirken, einen positiven Beitrag zu Ihrer Gemeinschaft leisten und gleichzeitig erfüllende Erfahrungen machen.
  • 30 Tage bezahlter Urlaub pro Jahr